„Mache ich später“ ist verboten
Zotero ist ein extrem sinnvolles Programm, das viel Fußnoten-Arbeit sparen kann, wenn es richtig eingesetzt wird. Das setzt voraus, dass alle Autor:innen und noch viel mehr die Herausgeber:innen sehr mit der Funktionsweise vertraut sind, diese in Workshops vermitteln und bei jedem Peer-Review auf die korrekte Umsetzung achten.
Zotero kann die eigenen Stärken voll ausspielen, wenn eine Quelle nur ein Mal eingefügt werden muss und alle sie im Anschluss nutzen können. Das setzt voraus, dass die Daten nicht als „Platzhalter“ („Ergänze ich später“), sondern mit größter Sorgfalt in die Datenbank kommen. Das richtige Einfügen für jede individuelle Quelle ist in dieser Import-Anleitung beschrieben. Die Import-Anleitung orientiert sich wiederum an unserem Zitierguide. Wenn ihr mit Zotero arbeitet, sollte also beides vertraut sein.
Das gilt nicht nur für eure eigene Arbeit. Wenn euch eine falsch eingefügt Quelle von Kolleg:innen ins Auge fällt, sollte diese sofort korrigiert werden. Dazu gehört auch, dass alle Kolleg:innen tatsächlich von Beginn an Zotero auch benutzen und nicht z.B. Autor:innen-Namen manuell in den Fußnoten einfügen („Ergänze ich später“).
Häufige Fehler bei der allgemeinen Arbeit mit Zotero
Eine Quelle wird doppelt in die Datenbank eingefügt, z.B. von unterschiedlichen Personen unter verschiedenen Quellenbezeichnungen („Dubletten“ oder „Duplikate“). Wie diese systematisch gefunden werden können, ist weiter unten beschrieben.
Eine Quelle wird nicht aus der Gruppenbibliothek, sondern aus der eigenen Bibliothek eingefügt. Dadurch entsteht ein Waisenkind! Es kann durch andere nicht aktualisiert werden.
Ein Zotero-Zitationsfeld innerhalb einer Fußnote kann mehrere Quellen enthalten (die Autor:innen sollten also nicht erst die Fußnote anlegen und anschließend innerhalb der Fußnote mehrere Quellen hintereinander einfügen).
Freitext (wie z.B. “Vgl. hierzu …”) sollte als Prefix/Suffix direkt bei der Quelle eingefügt werden. Natürlich ist es gleichzeitig möglich, Fußnoten ohne Zotero-Quelle nur mit Freitext anzulegen. Sobald eine Fußnote aber eine Quelle enthält, sollte unbedingt die ganze Fußnote als Zotero-Zitationsfeld vorliegen.
“Ebenda” oder “Ebd” sollte nicht als Freitext eingefügt werden – es ist nach der aktuellen Version des Zitierstils nicht vorgesehen.
Häufige Fehler beim Einfügen der Daten
Autor:innen vergessen, die Vornamen in den Quellen einzutragen (das ist ungewöhnlich in unserem Zitierstil).
Wenn die Randnummer zitiert wird, geschicht dies über das Feld „Suffix“ (falsch) und nicht über die Option „Opus“ (richtig), was eine Alternative zur „Seite“ ist.
Gerade bei Kommentaren passieren viele Fehler:
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Datum und/oder Nummer der Ergänzungslieferung fehlen
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wenn auch verschiedenen Ergänzungslieferung dieselbe Norm zitiert wird, kann es schnell zu inhaltlich unterschiedlichen Darstellungen kommen
Ungewöhnliche Quellen (Tätigkeitsberichte, Evaluationen, usw.) werden mit unterschiedlichen Beitragstypen eingeordnet.
Webseiten werden nicht in die Datenbank mit aufgenommen, sondern nur „manuell“ als einfache Fußnote zitiert.
Duplikate finden
Ein häufiges Problem bei der gemeinsamen Arbeit ist das Einfügen von Duplikaten (deshalb ist es so wichtig, dass die Daten immer korrekt eingetragen werden, siehe oben).
Besonders wichtig ist, dass ihr zum Zusammenfügen niemals einfach die andere Quelle löscht (die haben Kolleg:innen wahrscheinlich schon verwendet) – sondern stattdessen beide Einträge markiert und auf “Einträge zusammenführen” klickt.
Ein erster Ansatz zur Bereinigung funktioniert über den Ordner „Eintragsdubletten“. Hier tauchen allerdings nicht alle doppelten Quellen auf.
Die manuelle Durchsicht könnt ihr euch auf verschiedene Weise erleichtern:
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Erstellt einen intelligenten Ordner mit einem bestimmten Literaturtyp (s.u.)
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mit einem Rechtsklick auf den obersten Bereich der Spalten in der Quellenübersicht könnt ihr weitere Spalten einstellen, mit einem Klick auf eine Spalte werden die Quellen in einer alphabetischen oder numerischen Reihenfolge sortiert (siehe Bild unten)
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Auf diese Weise könnt ihr Spalten auswählen, die relativ klar zugeordnete Daten haben (Aktenzeichen, Entscheidungsdatum, DOI, ISBN usw.) und schneller Duplikate erkennen
Das Auswahlmenü erscheint mit einem Rechtsklick auf die Zeile “Ersteller, Titel, …”
Ordner, Schlagwörter, Intelligente Ordner
Quellen können auf vielfältige Weise organisiert werden. Was für euch als Gruppe sinnvoll ist, solltet ihr im Team festlegen.
Zum Beispiel können unterschiedliche Themen und/oder Kapitel eures Projektes eigene Ordner bekommen. Oder ihr benutzt gar keine Ordner, sondern arbeitet nur mit Schlagwörtern.
Schlagwörter/Tags könnt ihr auch zur Organisation nutzen (PDF_Gesucht, Duplikat, Grundlegendes_Werk usw.). Über die Option „Farbe zuweisen“ könnt ihr ebenfalls Emojis wählen, sodass diese bei der Quelle selbst auftauchen und mit den Tasten 1-9 schnell vergeben werden können.
Über „Neue gespeicherte Suche“ könnt ihr auch „intelligente“ Ordner erstellen, in denen zum Beispiel alle Quellen eines bestimmten Literaturtyps (Gerichtsurteile usw.) oder mit einem bestimmten Schlagwort/Tag auftauchen.